PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA
DECRETO Nº 8.065/2017
ESTABELECE NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA, TRAMITAÇÃO E MANUSEIO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL.
O Prefeito em exercício do Município de Varginha, Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições legais e com fulcro no Artigo 89, inciso I, alínea “f” da Lei Orgância do Município,
R E S O L V E :
Art. 1º A abertura de processos administrativos será realizada pelos setores de Protocolo da Prefeitura Municipal.
§ 1º Ao Setor de Protocolo (PR) situado na Rua Presidente Antônio Carlos, nº 356, Centro, caberá a abertura de processos administrativos externos solicitados pelos munícipes e de processos administrativos internos solicitados por servidores de setores da Prefeitura Municipal de Varginha localizados próximos ao referido setor.
§ 2º Ao Setor de Protocolo Interno (PI) situado a Rua Júlio Paulo Marcellini, nº 50, Vila Paiva, caberá a abertura de processos administrativos referentes a assuntos internos da Administração Pública.
§ 3º A abertura de processos administrativos no Setor de Protocolo (PR) deverá ser solicitada, exclusivamente, no balcão de atendimento, devendo o munícipe e/ou servidor, retirar senha e aguardar o atendimento.
§ 4º No ato da abertura do processo o/a atendente deverá atualizar todos os dados do requerente (nome, CPF ou CNPJ, endereço, telefone, e-mail e, quando necessário, número de inscrição municipal).
§ 5º Após a verificação da documentação necessária para a abertura do processo, o atendente deverá fazer a inclusão dos dados no sistema informatizado MÓDULO PROTOCOLO E ARQUIVO – MPA, sendo que no campo histórico, deverá descrever com clareza as informações necessárias de forma completa.
§ 6º O atendente deverá gerar, no ato do atendimento, quando houver previsão, a guia de arrecadação referente ao serviço prestado.
§ 7º Todos os documentos recebidos e que farão parte do processo administrativo, deverão ser organizados, carimbados, enumerados, bem como deverá ser lançado o número do processo, a data de abertura e a assinatura do responsável, devendo a autuação se dar em capa etiquetada e fixada por grampo-trilho, ficando proibido utilizar grampo comum, em documentos acima de 15 páginas.
§ 8º Os Setores de Protocolo e Protocolo Interno deverão preparar e dar andamento aos processos administrativos, mediante tramitação e remessa, no prazo mínimo de 3 (três) horas e máximo de 24 (vinte e quatro) horas, contadas da hora do recebimento da solicitação de abertura do respectivo processo administrativo, devendo tais horas serem contadas tão somente em dias úteis.
Art. 2º Para tramitar um processo administrativo, o setor respectivo deverá fazê-lo através de despachos, manifestações, pareceres, informações, resoluções ou encaminhamentos, os quais deverão ser claros e completos, indicando o destino e as providências a serem tomadas, devendo, ao final de cada despacho, apor-se a assinatura, carimbo e data.
§ 1º Os processos administrativos deverão permanecer nos setores, salvo motivo excepcional devidamente justificado, pelo prazo máximo de 10 (dez) dias úteis.
§ 2º É de inteira responsabilidade do setor de origem, tramitar os processos administrativos utilizando o sistema informatizado MÓDULO PROTOCOLO E ARQUIVO – MPA, bem como anotar na capa do processo a tramitação, assim como também é de inteira responsabilidade do setor de destino efetuar o recebimento dos processos administrativos ou efetuar a devolução (caso a tramitação tenha sido lançada de forma incorreta pelo setor de origem) no sistema informatizado MÓDULO PROTOCOLO E ARQUIVO – MPA.
§ 3º O preenchimento dos campos concernentes à tramitação na capa dos processos administrativos deverá ser feito de forma legível, utilizando caneta esferográfica de cor azul ou preta. Deverão ser escritas as siglas do setor de origem e setor de destino e lançada a assinatura do responsável pela tramitação.
§ 4º Cada setor deverá imprimir a guia de remessa gerada pelo sistema informatizado - MPA, para que sejam assinadas e arquivadas no setor correspondente.
§ 5º É terminantemente proibido, enviar, receber ou devolver processo administrativo sem que o mesmo esteja devidamente tramitado no sistema informatizado – MPA.
§ 6º Os autos do processo administrativo deverão ser apensados, quando for necessária a tramitação junto a outro (s) processo (s) administrativo (s), devendo ser lançado tal apensamento no sistema informatizado - MPA. Os processos administrativos deverão, obrigatoriamente, ser apensado ao processo mais antigo (processo base) e, ao final de sua tramitação, quando não se tratarem de processos afins deverão ser desapensados, fisicamente e no sistema informatizado, antes de serem remetidos ao Setor de Arquivo Geral – AG.
§ 7º Os processos administrativos poderão ser anexados (juntados) a outros processos desde que seja feita a devida anexação no sistema informatizado, sempre anexando os processos mais recentes ao processo mais antigo (processo base). Nestes casos, os Setores de Protocolo - PR e Protocolo Interno - PI serão os únicos responsáveis e autorizados a proceder tal operação, sendo um procedimento irreversível no sistema informatizado, devendo, portanto, ser realizado com zelo e critério.
Art. 3º A consulta no sistema informatizado referente ao status de tramitação dos processos administrativos internos, deverá ser feita por cada Setor, Autarquia, Fundação ou Unidade ligada à Prefeitura e que possuam o sistema informatizado disponível. Em caso contrário, poderá ser solicitado pelo telefone e/ou por mensageiro instantâneo ao Setor de Protocolo Interno - PI.
§ 1º A consulta ao sistema informatizado – MPA, referente ao status de tramitação dos processos administrativos externos, deverá ser feita pelo Setor de Protocolo - PR, mediante apresentação obrigatória do comprovante de protocolo, emitido na abertura do processo.
§ 2º As respostas sobre o deferimento ou indeferimento dos processos administrativos e/ou a retirada de documentos juntados aos processos deverão ser, solicitados no balcão de atendimento do Setor de Protocolo - PR, mediante apresentação do comprovante de protocolo.
Art. 4º É responsabilidade de cada setor zelar pela conservação dos processos administrativos.
§ 1º Os setores de protocolo são os únicos responsáveis e autorizados a restaurar e/ou substituir as capas dos processos administrativos, de ofício ou mediante solicitação a ser feita por cada setor antes de efetuada a tramitação no sistema informatizado.
§ 2º Os setores de protocolo são os únicos responsáveis e autorizados a emitir, fixar, alterar ou substituir as etiquetas nas capas dos processos administrativos, de ofício ou mediante solicitação feita pelos setores.
§ 3º Todo setor deverá usar o carimbo padrão de protocolo para enumerar as páginas dos processos quando houver a necessidade de juntar folha ou documento. As folhas ou documentos serão sequencialmente enumerados e rubricados no canto superior direito, sendo vedada, em qualquer hipótese, a repetição do número da folha ou documento anterior acrescido de letra do alfabeto. A responsabilidade de enumerar e rubricar as folhas dos autos do processo é do setor/responsável que juntou o documento.
§ 4º Quando a quantidade de laudas (folhas) constantes no processo administrativo, ultrapassar a quantidade de 200 (duzentas) folhas, ou os documentos juntados dificultar o manuseio, deverá ser solicitado, imediatamente, por escrito ou mensageiro instantâneo, aos setores de Protocolo, a abertura de um novo volume para o processo, ficando os referidos setores responsáveis por lavrar o Termo de Abertura de volume e o Termo de Encerramento de volume, bem como por emitir e fixar etiquetas nos novos volumes, indicando o número do processo correspondente e o número do novo volume.
Art. 5º O arquivamento de um processo administrativo ocorre quando sua tramitação se encerra, devendo conter despacho do setor/responsável constando a motivação do arquivamento.
§ 1º No momento de enviar o processo para o arquivamento no Arquivo Geral – AG, o setor/responsável deve verificar se existe processo apensado. Sendo este o caso, deverá ser realizado o desapensamento, pois cada processo será arquivado em lugares específicos, exceto caso previsto no § 6º do art. 2º.
§ 2º O setor onde o processo foi encerrado será o responsável por sua tramitação para o Arquivo Geral - AG.
§ 3º As solicitações de desarquivamento de processos deverão ser encaminhados aos Setores de Protocolo que, por sua vez, tomarão as providências necessárias junto ao setor de Arquivo Geral – AG, remetendo, posteriormente, após tramitação, o processo ao solicitante.
§ 4º Os casos específicos que não se enquadrem às normas em vigor serão avaliados individualmente pelo Setor de Protocolo – PR.
§ 5º Casos omissos e excessões serão resolvidos pelo Secretàrio Municipal de Administração.
Art. 6º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Prefeitura do Município de Varginha, 13 de março de 2017.
VÉRDI LÚCIO MELO
PREFEITO MUNICIPAL, EM EXERCÍCIO
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LUIZ FERNANDO ALFREDO SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO |
CARLOS HONÓRIO OTTONI JÚNIOR SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GOVERNO |
