PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA
DECRETO Nº 3.422/2004
REGULAMENTA A LEI MUNICIPAL Nº 3.787/2002, QUE DISPÕE SOBRE A AUTORIZAÇÃO DE INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO GERAL E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
O Prefeito do Município de Varginha, no uso de suas atribuições legais, consubstanciado na alínea “a” do inciso I do artigo 89 da Lei Orgânica do Município e Lei Municipal nº 3.787/2002,
D E C R E T A :
Art. 1º A incineração e/ou destruição mecânica de documentos constantes do Arquivo Geral do Município far-se-á na forma do disposto neste Decreto e em consonância com as normas prescritas pela Lei Municipal nº 3.787/2002.
Art. 2º Compõem o Arquivo Geral do Município, os documentos produzidos e recebidos no exercício de suas atividades por órgãos públicos municipais, em decorrência de suas funções executivas e legislativas.
Parágrafo único. Integram também o referido Arquivo, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público municipal, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos municipais e por agentes públicos municipais no exercício de suas atividades.
Art. 3° Para efeito de preservação ou destruição, os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1° Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
§ 2° Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3° Consideram-se documentos permanentes, os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 4º A eliminação de documentos produzidos por órgãos ou entidades públicas municipais será realizada mediante a edição de Lei Municipal específica, precedida da tramitação de processo administrativo correspondente, no qual seja indicado os critérios adotados para a seleção dos documentos a serem destruídos, assim como, a relação dos mesmos.
§ 1º Para cada ato de incineração ou destruição mecânica de documentos, dependerá da aprovação de uma Lei Municipal e da tramitação de um processo administrativo.
§ 2º Não serão objetos de incineração ou destruição mecânica na forma deste Decreto, os documentos que estejam armazenados no Arquivo Municipal e que se refiram à Câmara Municipal de Varginha.
Art. 5º O Processo Administrativo de que trata o artigo anterior será conduzido por Comissão Especial de Análise de Destruição ou Preservação de Documento Público, nomeada pelo Chefe do Executivo, mediante Portaria, da qual deverão integrar, um bibliotecário e, no mínimo, um servidor de um dos seguintes setores: Departamento de Compras; Departamento de Recursos Humanos; CODEPAC; Secretarias Municipais da Saúde, Fazenda, Planejamento Urbano e de Habitação e Promoção Social.
Art. 6º Para o desempenho de suas atribuições, a Comissão Especial de Análise de Destruição ou Preservação de Documento Público adotará as seguintes normas procedimentais:
a) LEVANTAMENTO: é a fase do trabalho em que são relacionados os tipos de documentos existentes no Arquivo Geral, com no mínimo, 05(cinco) anos de arquivamento, bem como aqueles com menos de 05(cinco) anos, que não tenham mais nenhuma utilidade para a Administração Municipal. Prevalecerá sobre estes prazos, aqueles prazos que vierem a ser fixados em “Tabela de Temporalidade”, a ser baixada pela administração com objetivo de fixar o prazo de conservação de cada documento produzido pelos organismos que compõem a Administração Municipal direta e indireta.
b) AVALIAÇÃO: terminada a fase de levantamento, a Comissão fará a avaliação dos tipos de documentos. Essa avaliação consiste na determinação do documento como fonte de informação e deve tomar por base, o uso administrativo dos documentos, seu valor legal, histórico e de pesquisa. Nesta fase, enquanto não vigente a “Tabela de Temporalidade” anteriormente referida, devem ser ouvidos os servidores responsáveis que trabalham com os mesmos no âmbito das Secretarias Municipais, a fim de opinarem a respeito da frequência de sua utilização e do seu valor. A avaliação de documentos que forem considerados históricos, se houver, deve ser efetuada, quando necessário, em coordenação com a Secretaria Municipal de Educação e Cultura - SEMEC, Fundação Cultural do Município de Varginha e de peritos sobre a matéria.
Deve ainda, a Comissão, observar atentamente toda a Legislação local, estadual e federal no que diz respeito à matéria, a fim de não ir de encontro a nenhum dispositivo legal que regulamenta a duração ou o período de validade dos documentos, devendo ser levado em conta, especialmente, o disposto na Lei Municipal nº 3.309/2000.
c) SELEÇÃO: uma vez avaliados os documentos, a Comissão efetuará a seleção dos papéis e livros que não apresentem valor, seja histórico, de pesquisa, administrativo, legal, contábil ou fiscal e àqueles concernentes a direitos que não sejam suscetíveis de ato que interrompa a prescrição quinquenal ou a decadência, contra ou a favor de terceiros ou da Fazenda Pública Municipal.
d) FORMAÇÃO PROCESSUAL: selecionados os documentos que poderão ser incinerados ou destruídos mecanicamente, a Comissão instruirá o processo administrativo com relatório circunstanciado sobre o trabalho até então desenvolvido, indicando os critérios adotados para a seleção dos documentos, bem como, descrevendo cada documento a ser destruído. Após, a Comissão remeterá o processo administrativo à Secretaria Municipal de Administração – SEMAD, para que a mesma providencie a remessa de Projeto de Lei à Câmara Municipal, objetivando autorização legislativa para a destruição dos documentos relacionados pela Comissão.
e) ELIMINAÇÃO: o ato de incineração ou de destruição mecânica de documentos, que ocorrerá após aprovação legislativa, será precedido de lavratura de uma ATA em livro próprio para esse fim, na qual serão mencionadas as espécies de documentos a serem incinerados/destruídos em local previamente escolhido pela Comissão e com a presença de, no mínimo 03 (três) testemunhas designadas pela mesma. Deverá ser extraída cópia autenticada da Ata lavrada para fim de arquivamento na Secretaria Municipal de Administração - SEMAD.
Os documentos que não forem considerados objeto de incineração ou destruição, deverão permanecer no Arquivo Geral ou remetidos ao Museu Municipal, observado, neste último caso, o disposto na Lei Municipal nº 3.309/2000.
f) RELATÓRIO FINAL: finalmente, a Comissão Especial fará um relatório final descrevendo todas as ações por elas implementadas. Esse Relatório deverá fazer parte integrante do Processo Administrativo.
Art. 7º A Comissão Especial terá o prazo de 90(noventa) dias, a contar da data de sua nomeação para proceder ao LEVANTAMENTO, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E FORMAÇÃO PROCESSUAL de que trata as alíneas “a”, “b”, “c” e “d” do artigo 6º deste Decreto, e de 30 (trinta) dias após a aprovação da Lei Municipal necessária, para realizar a Eliminação e o Relatório Final de que trata o artigo 6º, sendo certo que os trabalhos desenvolvidos serão considerados “serviço público relevante”.
Art. 8º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições contrário.
Prefeitura Municipal de Varginha, 07 de abril de 2004.
MAURO TADEU TEIXEIRA
PREFEITO MUNICIPAL
PAULA ANDRÉA DIRENE RIBEIRO
SECRETÁRIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO
